Mitteilungsmanagement (MiMa) zum 01.01.2017 eingeführt

Zum 01.01.2017 wurde bei den Krankenkassen das Mitteilungsmanagement (kurz: MiMa) eingeführt, welches das bisherige Umschlagsverfahren ersetzt. Ziel des Mitteilungsmanagements ist die Einhaltung des Datenschutzes, wenn für die Leistungsbeurteilung für den Medizinischen Dienst der Krankenversicherung (MDK) ärztliche Unterlagen angefordert werden müssen.

Hintergrund

Krankenkassen benötigen für die Entscheidung in Leistungsanträgen oftmals auch medizinische Auskünfte. Diese werden beim Medizinischen Dienst der Krankenversicherung eingeholt. Teilweise besteht auch eine gesetzliche Verpflichtung, dass der MDK die medizinische Notwendigkeit einer Leistung bestätigen muss. Daher werden die medizinischen Fragen im Rahmen einer sozialmedizinischen Stellungnahme oder Begutachtung eingeholt, wofür teilweise auch ärztliche Unterlagen von den Leistungserbringern, z. B. von den Ärzten oder Krankenhäusern, erforderlich sind. Die ärztlichen Unterlagen unterliegen dem Datenschutz und dürfen von den Krankenkassen selbst nicht eingesehen werden. Daher ist zu gewährleisten, dass die Unterlagen dem Gutachter des MDK direkt zugestellt werden.

Umschlagsverfahren war nicht ausreichend

Bislang wurde der Datenschutz in Bezug auf die ärztlichen Unterlagen mittels eines Umschlagsverfahrens sichergestellt. Die Unterlagen wurden der Krankenkasse in einem Umschlag zur Verfügung gestellt, der die Aufschrift erhielt, dass der Umschlag/das Kuvert ärztliche Unterlagen enthält und damit nur vom MDK geöffnet werden darf. Der verschlossene Umschlag wurde von der Krankenkasse an den MDK weitergeleitet und dort vom zuständigen Gutachter geöffnet. Das Verfahren wurde als „Umschlagsverfahren“ bezeichnet.

Das Umschlagsverfahren wurde zunächst vom Bundesbeauftragten für den Datenschutz und Informationsfreiheit (kurz: BfDI) akzeptiert. Später wurde jedoch bemängelt, dass im Rahmen des Umschlagsverfahrens die datenschutzrechtlichen Vorgaben in vielen Fällen nicht beachtet werden. Teilweise kamen die Umschläge unverschlossen bei den Krankenkassen an, womit eine ungewollte Einsichtnahme gegeben war.

In seinem 25. Tätigkeitsbericht, der für die Kalenderjahre 2003 und 2004 erstellt wurde, hat der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit das Thema erneut aufgegriffen und das Umschlagsverfahren abermals bemängelt. Zunächst wurde den Krankenkassen eine Frist bis zum 31.03.2015 für die Änderung des Verfahrens eingeräumt. Allerdings wurde eine Übergangszeit bis zum 31.12.2016 akzeptiert, da für die technische Entwicklung und Umsetzung eine entsprechende Vorlaufzeit erforderlich war.

Die Krankenkassen setzen die datenschutzrechtlichen Vorgaben seit dem 01.01.2017 durch ein Mitteilungsmanagement um, welches über eine technische Lösung das bisherige Umschlagsverfahren ersetzt.

Der BfDI ist für die datenschutzrechtlichen Belange der bundesunmittelbaren Krankenkassen zuständig. Dies sind Krankenkassen, die sich über mehr als drei Bundesländer erstrecken. Für die landesunmittelbaren Krankenkassen sind die Landesdatenschutzbeauftragten hinsichtlich des Datenschutzes zuständig. Obwohl das bisherige Umschlagsverfahren vom BfDI bemängelt wurde, setzen ab dem Jahr 2017 alle Krankenkassen – also auch die landesunmittelbaren Krankenkassen – das Mitteilungsmanagement um.

Das Mitteilungsmanagement ab 2017

Im Rahmen des bereits bestehenden möglichen Datenaustausches zwischen den Krankenkassen und dem MDK wurde das Mitteilungsmanagement eingebettet. Die Krankenkassen fordern hierbei bei den Leistungserbringer die erforderlichen medizinischen/ärztlichen Unterlagen an. Diese schicken die angeforderten Unterlagen direkt zum zuständigen MDK. Zeitgleich mit der Anforderung der Unterlagen beim Leistungserbringer erhält der MDK einen Datensatz mit den erforderlichen Daten, mit denen dieser die Unterlagen den Versicherten zuordnen kann. Sobald beim MDK die angeforderten Unterlagen angekommen sind, wird die zuständige Krankenkasse über den Posteingang informiert.

Die datenschutzrechtlichen Vorgaben des § 276 Abs. 2 SGB V werden von den Krankenkassen durch das MiMa nun umgesetzt.

Durch das Mitteilungsmanagement werden neben den datenschutzrechtlichen Vorgaben auch wirtschaftliche Aspekte berücksichtigt. Zugleich wird für die Krankenkassen weiterhin sichergestellt, dass diese bei einem Leistungsantrag zeitnah eine Entscheidung treffen können.

Die ersten Test- und Pilotierungsphasen für das MiMa starteten bereits im April 2016. Dies ermöglichte, dass die Verfahrensbeschreibung und die Datensätze bis zur flächendeckenden Einführung im Januar 2017 endabgestimmt waren. Auch wenn die Einführung des MiMa für die Beteiligten vorerst eine Belastung – z. B. durch die finanzielle Investition zum Aufbau der elektronischen Infrastruktur – darstellte, wird dieses nach der Einführungsphase zu einer Entlastung bei den Beteiligten führen. Das oberste Ziel, die Einhaltung des Datenschutzes, wurde durch das neue Mitteilungsmanagement bereits durch die Einführung erreicht.

Leistungsentscheidung liegt immer bei Krankenkasse

Auch wenn der MDK bei bestimmten Leistungsanträgen eine sozialmedizinische Stellungnahme abgeben bzw. ein Gutachten erstellen muss, trifft dieser niemals eine Leistungsentscheidung. Diese liegt immer in der Zuständigkeit der jeweiligen Krankenkasse, die neben der sozialmedizinischen Notwendigkeit auch noch andere Aspekte berücksichtigen muss. Dies sind beispielsweise versicherungsrechtliche Punkte.

Die sozialmedizinischen Fragen werden durch den MDK, der eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und damit eigenständig ist, beantwortet. Eine Datenerhebung ist durch die Krankenkassen nur insoweit erlaubt, wie diese die Informationen für die Leistungsentscheidung benötigt.

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