Datenübertragung für AAG-Anträge ab 2011 obligatorisch

Hat ein Arbeitgeber für Krankheitsfälle der Arbeitnehmer oder bei Mutterschaft von Mitarbeiterinnen Aufwendungen, können diese unter Umständen im Rahmen des Aufwendungsausgleichsgesetzes (kurz: AAG) von der Krankenkasse wieder – zumindest teilweise – zurückerstattet werden. Die Arbeitgeberaufwendungen im Krankheitsfall werden über die sogenannte „U1“, die Aufwendungen bei Mutterschaft über die „U2“ erstattet.

Um eine Erstattung zu erhalten, muss ein Arbeitgeber bei der zuständigen Krankenkasse einen Antrag stellen. Im Jahr 2010 wurde den Arbeitgebern bereits die Möglichkeit eingeräumt, dass die Erstattungsanträge nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG-Anträge) durch eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung an die Datenannahmestelle der zuständigen Krankenkasse übermittelt werden konnte. Die Datenübertragung muss entweder mit einer maschinellen Ausfüllhilfe oder aus systemuntersuchten Entgeltabrechnungsprogrammen übermittelt werden. Ab dem Jahr 2011 ist die bislang freiwillige Datenübertragung Pflicht, also obligatorisch.

Die AAG-Anträge müssen an die Datenannahmestelle der Krankenkasse übermittelt werden, bei der die Arbeitnehmerin/der Arbeitnehmer, für die/den die Erstattung beantragt wird, versichert ist. Handelt es sich um privat versicherte Beschäftigte, müssen die Anträge an die Einzugsstelle, an die die Renten- und/oder Arbeitslosenversicherungsbeiträge abgeführt werden, gesendet werden. Die Minijob-Zentrale ist für die geringfügig Beschäftigten (400-Euro-Jobber bzw. kurzfristig Beschäftigte) zuständig. Die landwirtschaftlichen Krankenkassen sind am AAG-Erstattungsverfahren nicht beteiligt.

Erforderliche Software

Damit ein Arbeitgeber an dem Verfahren zur elektronischen Übermittlung der AAG-Anträge teilnehmen kann, ist keine gesonderte Anmeldung erforderlich. Der Arbeitgeber muss jedoch über sein Entgeltabrechnungsprogramm den Datensatz „Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen“ (DSER) installiert haben. Dieser Datensatz wird durch die bewährten Ausfüllhilfen und Programme zur Verfügung gestellt. Auch sv.net stellt diesen Datensatz entsprechend zur Verfügung.

Neben dem Datensatz DSER enthält die Ausfüllhilfe bzw. das systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramm den Datensatz „Kommunikation“ (DSKO). Mit diesem Datensatz wird ein maschinelles Fehlermanagementverfahren umgesetzt und die Identifikation der eingesetzten Software gesichert. Darüber hinaus enthält der Datensatz die Angaben zur korrekten Adressierung des Arbeitgebers, beispielsweise dessen E-Mail-Adresse.

Die Annahmestelle sendet die fehlerfreien, elektronisch übermittelten Datensätze nach einer entsprechenden Prüfung der Daten an die Krankenkasse zur Bearbeitung weiter. Nach wie vor kann ein Arbeitgeber den nach dem AAG erstattungsfähigen Betrag auf Wunsch auch bei der nächsten Beitragszahlung verrechnen lassen.

Für den Fall, dass die Daten fehlerhaft übermittelt wurden, erhält der Arbeitgeber von der Datenannahmestelle eine Rückmeldung, welche per Post oder per verschlüsselter E-Mail erfolgt. Der korrigierte Datensatz muss anschließend nochmals elektronisch übermittelt werden. Sofern ein Arbeitgeber es wünscht, kann auch der Eingang eines fehlerfreien Datensatzes von der Datenannahmestelle bestätigt werden. Der Arbeitgeber erhält diese Bestätigung an seine E-Mail-Adresse.

Autor: skg

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