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Datenaustausch für Entgeltersatzleistungen

Zur Berechnung des Kinderkrankengeldes ist vom Arbeitgeber eine Bescheinigung über die Höhe des Verdienstes an die Krankenkasse abzugeben. Die Übermittlung dieser Daten kann ab 01. Januar 2016 wieder maschinell, auf digitalem Weg erfolgen.

Kaum haben sich die Arbeitgeber auf das seit Anfang 2015 geltende Meldeverfahren in Papierform beim Krankengeld wegen der Erkrankung eines Kindes eingestellt, folgt schon die nächste Änderung. Ab Januar erfolgt der Datenaustausch für Entgeltersatzleistungen (DTAEEL) an die Krankenkassen wieder maschinell.

Im Folgenden werden die neuen Regelungen aufgezeigt.

Was ist neu beim Kinderkrankengeld

Ab 01.01.2015 änderten sich die Berechnungsgrundlagen für das Kinderkrankengeld. Im Rahmen dieser Änderungen wurde auch der Datenaustausch für Kinderkrankengeld und Kinderpflegeverletztengeld geändert bzw. eingestellt. Dies führte dazu, dass alle Verdienstangaben wieder in Papierform ausgestellt und an die Krankenkassen gesandt wurden.

Ab dem 01.01.2016 können die Verdienstangaben beim Kinderkrankengeld und beim Kinderpflegeverletztengeld nun wieder digital, auf elektronischem Weg übermittelt werden.

Änderungen/Wegfall bei Datenfeldern

Der Inhalt des Datensatzes zur Meldung des Kinderkrankengeldes wird sich zukünftig weniger umfangreich gestalten, es fallen ca. 60 Datenfelder weg. Eine Arbeitserleichterung bei den Arbeitgebern bzw. den Personalsachbearbeitern wird sich dadurch aber nicht ergeben, da von dem Wegfall der Datenfelder nur die entsprechende Software betroffen ist. Die aktuellen Ausführungen und Erklärungen für den neuen Datensatz enthalten alle Informationen, wie die entsprechenden Felder auszufüllen sind, außerdem wird dies auch durch Beispiele aufgezeigt. Der Datenbaustein „DBFR“ enthält dabei alle für die Berechnung erforderlichen Informationen.

Was ändert sich noch

Bereits während der Vorgespräche und Beratungen hinsichtlich des neuen Datensatzes ergaben sich umfangreiche Rückmeldungen und Änderungswünsche aus der Praxis. So stellte es sich erheblich schwieriger dar als erwartet, in Fällen von unterschiedlichen Entgeltanteilen oder wechselnden Einkünften während des Freistellungszeitraumes, das tatsächliche Brutto-/Nettoentgelt richtig zu übermitteln. Hier passte man die geplante Regelung bzw. vorgegebene Definition entsprechend an, stellte die Ausführungen analog zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfalle um und folgte damit den spezifischen Regelungen der Arbeitgeber. Alle Probleme konnten dadurch leider nicht beseitigt werden, dazu bedarf es einer kontinuierlichen Bearbeitung in der Praxis durch die Arbeitgeber. Da hier auch immer die gesetzlichen Vorgaben zu beachten sind, würde eine weitere Veränderung des Datensatzes nicht zielführend sein.

Meldung und Auszahlung erfolgen verspätet

Durch die neuen Regelungen entstand eine Konstellation, welche die Verfahrensbeteiligten in diesem Umfang nicht erwartet hatten. Die Verdienstangaben, die für die Berechnung der Leistung nötig sind, können durch die Arbeitgeber immer erst nach erfolgter Entgeltabrechnung abgegeben werden, was als Folge auch zu einer verspäteten Leistungsgewährung durch die Krankenkasse führt oder führen kann.

In der Praxis ist es deshalb wichtig, die Arbeitnehmer frühzeitig darüber zu informieren, dass erst dann eine Meldung des Arbeitgebers an die Krankenkasse erfolgen kann, wenn tatsächlich eine Kürzung des Entgelts erfolgt ist. Der Arbeitnehmer kann in aller Regel erst im Folgemonat nach der Freistellung mit einer Zahlung rechnen, weil die Kürzung des Entgeltes nicht unbedingt parallel zum Freistellungszeitraum, sondern erst am Ende des Monats mit der Entgeltabrechnung erfolgt.

Geänderter Datenbaustein

Zukünftig sollen auch die Dauer und das Ende von Entgeltersatzleistungen den Arbeitgebern mitgeteilt werden. Dies wurde mit dem 5. SGB IV-Änderungsgesetz festgelegt und dazu auch ein neuer Datenbaustein „DBEE“ eingearbeitet. Benötigt der Arbeitgeber, zur Vermeidung von Überzahlungen oder zur Erstellung einer Meldung (etwa bei einer Abmeldung wegen Aussteuerung) die Dauer bzw. das Ende der Entgeltersatzleistung, fordert er mit dem Meldegrund „42“ den DBEE bei seiner zuständigen Krankenkasse an. Diese übermittelt dann das Ende der Entgeltersatzleistung sowie auch den Grund für die Beendigung mit Meldegrund „62“. Gründe für das Ende einer Entgeltersatzleistung können z. B. die Aussteuerung bei einer Krankengeldzahlung oder der Bezug einer Rente wegen Erwerbsminderung sein.

Noch mehr Anpassungen

Umfangreiche und weitergehende fachliche Anpassungen im Datenbereich sollen bei der erneuten Einführung des Datenaustausches dafür sorgen, dass bisher notwendige Rückfragen und Abklärungen durch die Arbeitgeber unterbleiben können.

Zukünftig ändert sich folgendes:

  • Die Datenfelder bei ABM-Maßnahmen entfallen.
  • Mehr Schlüsselzahlen zur Rückantwort der Krankenkasse wegen Vorerkrankungen.
  • Erweiterte Abfragen zum Grund der Beendigung einer Beschäftigung

Obwohl durch die Erneuerung des Datensatzes etliche Probleme beseitigt wurden, bestehen für die Zukunft noch viele Möglichkeiten zur Ergänzung und Optimierung. Bei ausreichend guter fachlicher und zeitnaher Vorbereitung und Absprachen dürfte dies aber keine Schwierigkeiten bereiten. Die jetzt vorliegende Ausführung wird bei laufender Verbesserung bestimmt nicht die letzte Fassung darstellen.

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